Luis Fernández de Mesa, SMS Manager Swiftair: “the challenge is always the same: avoiding incidents.”

A Safety Management System or SMS is a systematic approach to managing risks associated with safety at air transport companies. What is an SMS based on?

Precisely. The SMS analyses both past and future safety-related risks that can lead to an associated incident with respect to both the human team and aircraft, facilities and technical equipment. Should these emerge, we ensure that measures are established to control them.

Our SMS is a system that gathers all the information which the company’s activities generate (system manuals, pilot reports, maintenance reports, ground staff reports, security reports, etc.), together with the information which our suppliers and customers provide us with. The aim is to input feedback into the system using all the information which all the resources involved provide so as to build the fullest possible picture of operations and control any incidents that might crop up.

We need to know what exactly is happening; not just what has happened but what might do. All this information is analysed to assess potential risks and classify them.

Later on, an action group made up of professionals with a high level of knowledge on the matter at hand carries out the necessary mitigating work to avoid the risks turning into an incident.


One of the most important aspects in aviation is safety, how have risk management systems evolved?

There have been incidents right from the start. At first policies for action to alleviate them were only applied to technical fittings and the regulations governing activity of this kind. In a second phase emphasis was given to the human factor: pilots, mechanics, handling staff… and a series of training courses was implemented to make the personnel better qualified.

Nowadays we are passing through another phase which takes on board the earlier two and applies them on an organisational level, involving all of the areas in the company. This means that a lot more factors that could affect operations come into the equation and make it possible, not only to respond to any given danger, but also to predict it.

For example, in the case of Flight Data Recorders a vast amount of data on flights that have already taken place is taken into account, and trends are established and analysed that can dictate the company’s approach to flying. These are situations where there have not actually been any incidents but action is taken to avoid them occurring in the future.


How many people work in the SMS?

At Swiftair some 10 people are involved on a full-time basis, while eight work part-time, which means that there is a safety officer in all of the areas of the company.

We have officers working full-time in the maintenance, loading, handling and flight dispatch departments, as well as in the passenger cabin, technical crews, security, crew training and the ATO, along with two more officers at internal and external level with the company. The part-time staff are professionals from the other areas at the company who perform their own activities as well as those within the SMS.

In addition to this, in the SMS we also conduct inspections of all of the company’s areas using check-lists to watch over a set of points that are closely linked to operational safety. We have seven full-time professionals for this.

This system was developed on Swiftair’s initiative and allows operational safety to be viewed from all possible angles and greater control over risks.


Given the company’s track record and growth, where it has gone from having just one aircraft to a fleet of 45, safety management processes have had to be adapted. How has Swiftair adapted the SMS to this growth and higher international profile?

Within safety, all of the procedures are perfectly defined and nothing is left to chance. This means that with any new activity, whether this involves a new aircraft joining us, or new equipment or a new facility being taken on, a change management protocol is triggered.

This process starts with setting up a committee on which everybody who is going to be involved analyses the whole set of potential cases to detect threats, assess them and require mitigating action. The particular activity does not begin until everything has been sorted out.


How has the approach to security changed as a result of terrorist threats?

Every time there is any change to any level of alert at any airport or place where we have a team deployed, an appraisal of the risk is made and measures are taken; from not implementing any action through to cancelling operations. Setting up zones in which to concentrate personnel, withdrawing flights, asking the local authorities for protection… all necessary steps are taken to ensure the safety of our employees.

In the case of the SMS, action goes beyond safety on the aircraft. The management system oriented toward operational security provides for any decision that Swiftair takes and analyses how it affects people, aircraft, facilities, equipment, and hence the company’s safety.


What are Swiftair’s challenges in terms of safety?

When dealing with safety the challenge is always the same: avoiding incidents.

According to the statistics and organisations such as the FAA (Federal Aviation Administration) or the NTSB (National Transportation Safety Board), the main cause of accidents is a human factor. There are not really any failures other than human error, since in any process, be it design, manufacture or piloting, the aircraft has come into contact with a person. This is why the chances have to be limited in all areas.

For this reason Swiftair develops protocols for action to reduce the likelihood of a failure. Sometimes training courses are implemented, while at other times a change of procedure takes place, and at others equipment is switched… actions are multi-disciplinary and affect various different areas.

The aim is to know exactly what is happening and use this information to look into the risk it might represent so as to take the right action to alleviate it and avoid the consequences.

Un sistema de gestión de la seguridad operacional (Safety Management System o SMS) es una aproximación sistemática para la gestión de riesgos asociados a la seguridad de las compañías de transporte aéreo. ¿En qué se basa un SMS?

Efectivamente. El SMS analiza los riesgos asociados a la seguridad, pasados y futuros, que puedan desembocar en un incidente relacionado, tanto con el equipo humano, como con las aeronaves, instalaciones y equipos técnicos. En el caso de que aparezcan, nos aseguramos que se establecen medidas para controlarlos.

Nuestro SMS es un sistema que recoge toda la información que genera la actividad de la compañía (manuales de los sistemas, reportes de los pilotos, de mantenimiento, del personal de tierra, de security…), junto con la información que nos proporcionan nuestros proveedores y clientes. El objetivo es retroalimentar el sistema con la información que nos proporcionan todos los agentes implicados para conseguir la visión más completa de las operaciones y controlar todos los incidentes que se puedan producir.

Es necesario saber qué ocurre exactamente, no solo qué haya ocurrido, sino lo que pueda ocurrir. Toda esta información es analizada para evaluar los posibles riesgos y categorizarlos.

Más tarde, un grupo de acción, formado por profesionales con un mayor grado de conocimiento en la materia en cuestión, toma las mitigaciones necesarias para evitar que los riesgos se conviertan en un incidente.


Uno de los aspectos más importantes en la aviación es la seguridad, ¿cómo han evolucionado los sistemas de control de riesgos?

Desde un principio, ha habido incidentes. Inicialmente, para reducirlos, se aplicaban políticas de actuación únicamente sobre los equipamientos técnicos y la normativa que regulaba esta actividad. En una segunda fase, se incidió en el factor humano: pilotos, mecánicos, agentes de handling… y se aplicaron una serie de cursos de formación para que el personal estuviera mejor preparado.

A día de hoy nos encontramos en otra etapa, una que asume las dos anteriores y lleva su aplicación a nivel organizativo, implicando a todas las áreas de la compañía. De este modo, se tienen en cuenta muchos más factores que pueden afectar a las operaciones permitiendo reaccionar ante un peligro, pero también predecirlo.

Por ejemplo, en el caso de los Flight Data Recorders, se tienen en cuenta gran cantidad de datos de los vuelos ya realizados donde se analizan y establecen unas tendencias que pueden dictar la forma de vuelo de la compañía. Son situaciones en las que no se ha producido incidente alguno, pero, se interviene para evitar que puedan ocurrir en un futuro.


¿Cuántas personas trabajan en SMS?

En Swiftair están involucradas 10 personas a tiempo completo y 8 personas a tiempo parcial; lo que significa que en todas las áreas de la compañía hay un oficial de seguridad operacional.

A tiempo completo encontramos oficiales en los departamentos de mantenimiento, carga, handling, despacho de vuelos, cabina de pasajeros, tripulaciones técnicas, , secutity, entrenamiento de tripulaciones y en la ATO; junto con dos oficiales más en los niveles interno y externo de la compañía. Las personas a tiempo parcial son profesionales del resto de áreas de la compañía que desarrollan su actividad propia junto con la de SMS.

Además, desde SMS realizamos también inspecciones a todas las áreas de la compañía que, mediante unas listas de comprobación, se observan una serie de puntos estrechamente ligados a la seguridad operacional. Para ello, contamos con siete profesionales a tiempo completo.

Este sistema, desarrollado por iniciativa de Swiftair, permite ver la seguridad operacional desde todos los ángulos posibles y poder tener así un mayor control de los riesgos.


Dada la trayectoria y crecimiento de la compañía, que ha pasado de 1 avión a una flota de 45 aviones, se ha tenido que adaptar los procesos de control de seguridad. ¿Cómo ha adaptado Swiftair el SMS a este crecimiento y proyección internacional?

En el ámbito de la seguridad, todos los procedimientos están perfectamente definidos y nada se deja al azar. Esto significa que, ante cualquier nueva operación, ya sea la incorporación de un avión, de un nuevo equipo o una instalación nueva, se activa un protocolo de gestión del cambio.

Este proceso se inicia con la constitución de un comité donde, todas las personas que van a estar involucradas en esa operación, analizan todas las casuísticas con el objetivo de detectar amenazas y, si fuera necesario, evaluarlas y exigir mitigaciones. La operación no comienza hasta que todo está resuelto.


¿Cómo ha cambiado el enfoque de la seguridad a raíz de las amenazas terroristas?

Cada vez que hay una modificación de cualquier nivel de alerta, en cualquier aeropuerto o lugar donde tenemos destacado un equipo, se hace una evaluación de ese riesgo y toman medidas, desde no aplicar ninguna acción hasta cancelar la operación. Establecimiento de zonas de concentración del personal, supresión de los vuelos, solicitud de protección a las autoridades locales… se aplican todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad de nuestros empleados.

En el caso del SMS, la actuación se extiende más allá de la seguridad en el avión. El sistema de gestión orientado a la seguridad operacional contempla cualquier decisión que tome Swiftair analizando cómo afecta a las personas, aviones, instalaciones, equipos y, por ende, a la seguridad de la compañía.


¿Cuáles son los retos de Swiftair en términos de seguridad?

Hablando de seguridad, el reto es siempre el mismo: evitar incidentes.

Según las estadísticas y organizaciones como la FAA (Federal Aviation Administration) o la NTSB (National Transportation Safety Board), el motivo principal de los accidentes es un factor humano. Realmente no existe un fallo que no sea error humano, ya que, en todo proceso, ya sea de diseño, fabricación o pilotaje, el avión ha estado en relación con una persona. Por ello, hay que acotar las posibilidades en todas las áreas.

Por ello, Swifair desarrolla protocolos de actuación para disminuir la probabilidad de fallo. Unas veces se aplican cursos de formación, otras veces es un cambio de procedimientos, otras veces es un cambio de equipos… las actuaciones son multidisciplinares y actúan en diversas áreas.

El objetivo es saber exactamente qué ocurre y con esa información analizar el riesgo que pueda representar para aplicar las mitigaciones oportunas y evitar las consecuencias.