Swiftair: The safety management system in aviation, an organisational commitment

SMS stands for Safety Management System. To understand what an SMS comprises, a good start would be to identify and analyse each of the initials that make up the acronym.

SMS stands for Safety Management System. To understand what an SMS comprises, a good start would be to identify and analyse each of the initials that make up the acronym.

Safety is officially defined as “the state where the chances of harming people or property is reduced and kept to the same level as or below an acceptable level through an ongoing process of identifying dangers and safety risk management”. Nonetheless, this therefore implies accepting that an airline’s activities always entail risks and thus that the risk cannot be wholly removed, even if this is the intended goal.

It is also important to point out the difference between safety with respect to risks inherent to operational areas and security regarding deliberate human action intended to do harm to property or people, such as terrorism or hijacking. Naturally an SMS looks after safety.

Management in this context refers to the appropriate organisation of available resources for a specific end which, in this case, is to maintain an appropriate safety level.

System is understood to mean a set of components that are inter-related in an orderly way. In this case, these elements are the people, processes and resources required to manage safety. All the people that make operating the airline possible must be part of this system to a greater or lesser extent.

Thus, in summary the SMS is a set of resources, processes and people who are arranged appropriately and systematically with the intention of ensuring that operations reach and maintain an acceptable safety level.

 

What are the components in an SMS?

Officially an SMS consists of four components that are needed for it to work properly and therefore to achieve the core goal.

The first component is safety policy and objectives. A key element of an SMS is a statement by the company’s management on the objectives of safety and the commitment shouldered to attain a suitable safety level.

Additionally, what functions and responsibilities each person has within the organisation of the SMS is established according to how they participate in it, irrespective of the other functions which each person performs. Everybody must participate in the SMS to a greater or lesser extent in line with what has been laid down, although one or more key people are in charge of directing the SMS.

Everything required among the four components must be included in SMS documentation to establish the processes that are followed and which serves as a means of informing everybody concerned. Furthermore, all the information received due to or as a result of SMS processes is also considered to be SMS documentation.

The second component is safety risk management. This consists of identifying dangers, assessing risks arising from them and taking measures to deal with them. Such identification efforts should be carried out using different methods, whether this means analysing the reason behind why something has already happened or observing operations in search of elements that might jeopardise them.

Once a risk has been identified, the next step is to determine how significant it is and analyse any findings on the basis of the safeguards available to protect against it, in other words to assess the risk compared to the acceptable safety level.

If it is afterwards considered that the safety level does not come up to an acceptable level, steps are taken to correct this.

The third component is ensuring safety. A substantial part of an SMS is supervising the company’s performance as regards safety. By measuring indicator readings and to what extent the established safety objectives have been achieved it is possible to check whether the existing processes and measures taken are effective in the face of risks and to find out whether it is necessary to put forward new ones.

The above, in conjunction with audits or reviews of the system by the management team (SRB), allows ongoing improvement of the SMS processes and the safety level, which is another of the pillars upon which the system rests.

The fourth component is promoting safety. It is crucial for a positive safety culture to be created among the people in the organisation, i.e. for people to conduct themselves at work in line with the company’s safety objectives and participate in the SMS according to their allotted roles. To this end, SMS training is provided for workers and the information of interest arising from SMS processes is passed on within the organisation.

 

 

SMS hace referencia en inglés a Safety Management System, es decir, Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional en español. Para entender en qué consiste un SMS, un buen comienzo sería identificar y analizar cada una de las iniciales que componen la sigla.

Safety, o Seguridad Operacional, se define de forma oficial como “el estado donde la posibilidad de dañar a las personas o las propiedades se reduce y mantiene al mismo nivel o debajo de un nivel aceptable mediante el proceso continuo de identificación de peligros y gestión de riesgos de la seguridad operacional”. Pero implica aceptar, por tanto, que la actividad de una aerolínea conlleva riesgos siempre, y, por tanto, el riesgo no se puede eliminar por completo, aunque sea el objetivo que se persigue.

Es importante, además, señalar la diferencia entre Safety (Seguridad Operacional), referida a los riesgos inherentes a las operaciones aéreas, y Security (Seguridad Física), referida a los actos humanos deliberados con intención de dañar bienes o personas, como por ejemplo terrorismo o secuestro. Naturalmente, un SMS se encarga de lo relativo a seguridad operacional.

Management, o Gestión, haría referencia aquí a la organización apropiada de los recursos disponibles con un fin concreto, que, en este caso, es mantener un nivel de seguridad apropiado.

System o Sistema, se entiende como un conjunto de elementos relacionados entre sí de forma ordenada. En este ámbito, dichos elementos son las personas, procesos y recursos necesarios para la gestión de la seguridad operacional. Todas las personas que hacen posible la operación de la aerolínea deben ser parte de este sistema en mayor o menor medida.

Por tanto, en resumen, SMS es un conjunto de recursos, procesos y personas que se organizan de forma adecuada y sistemática, con el objetivo de hacer que las operaciones alcancen y mantengan un nivel de seguridad operacional aceptable.

 

¿Cuáles son los componentes de un SMS?

Un SMS, oficialmente, está integrado por cuatro componentes necesarios para el funcionamiento correcto y, por ende, para la consecución del objetivo principal.

El primer componente es la política y objetivos de seguridad operacional. Un elemento fundamental de un SMS es una declaración por parte de la dirección de la compañía sobre los objetivos de seguridad operacional y los compromisos adquiridos para alcanzar un nivel adecuado de seguridad operacional.

Además, se establecen qué funciones y responsabilidades tiene cada persona de la organización dentro del SMS, según sea su participación en el mismo, independientemente de las otras funciones que desempeñe cada persona. Todas deben participar en mayor o menor medida en el SMS, según lo establecido, si bien se asignan una o varias personas clave encargadas de dirigir el SMS.

Todo lo requerido en los cuatro componentes tiene que estar incluido en una documentación del SMS para fijar los procesos que se siguen, y que sirve como medio para informar a todos los interesados. Además, toda la información recibida a raíz de o resultante de los procesos de SMS también se considera documentación del SMS.

El segundo componente es la gestión de riesgos de seguridad operacional. Consiste en identificar peligros, evaluar los riesgos derivados y tomar medidas al respecto. Esta identificación se debe realizar a través de diferentes métodos, ya sea analizando el porqué de lo que ya ha ocurrido u observando la operación en busca de elementos que podrían ponerla en peligro.

Una vez identificado un riesgo, el siguiente paso es determinar la importancia del mismo, analizando los posibles resultados en función de las protecciones existentes ante el mismo. Esto es, evaluar el riesgo en comparación con el nivel de seguridad aceptable.

Si después de esto se considera que el nivel de seguridad no está en un nivel aceptable, se toman medidas para corregirlo.

El tercer componente es el aseguramiento de la seguridad operacional. Una parte importante de un SMS es controlar el rendimiento de la compañía en materia de seguridad operacional. A través de la medición de indicadores y del cumplimiento de los objetivos de seguridad operacional establecidos, se puede comprobar si los procesos existentes y las medidas adoptadas son eficaces ante los riesgos, y determinar si es necesario plantear unas nuevas.

Lo anterior, junto a las auditorías al sistema o las revisiones del sistema por la dirección (SRB), permite una mejora continua de los procesos del SMS y del nivel de seguridad operacional, que es otro de los pilares en los que se apoya.

El cuarto componente es la promoción de la seguridad operacional. Es crucial que entre las personas de la organización se cree una cultura de seguridad operacional positiva, es decir, que las personas se comporten en el trabajo en línea con los objetivos de seguridad de la compañía y participen en el SMS según sus funciones asignadas. Para ello, se imparte formación en SMS a los trabajadores y se comunica dentro de la organización la información resultante de los procesos del SMS que sea de interés.

 

 

Luis Fernández de Mesa, SMS Manager de Swiftair